El arte de negociar

Las habilidades negociadoras son muchas veces innatas, pero también se pueden aprender o incluso mejorar. Para analizarlas, resulta útil partir del esquema de las diferentes etapas que tiene todo proceso de negociación.

La primera etapa consiste en la toma de contacto. Se trata de identificar a la empresa o entidad con la que se va a negociar y de acceder a ella, es decir de concertar una entrevista. En esta fase es importante:
- Realizar una presentación de la empresa.
- Resaltar nuestra experiencia internacional y sus principales ventajas competitivas.
- Y justificar por qué se desea penetrar en ese mercado.

Tras la toma de contacto, hay que preparar la negociación. Lo primero y esencial es establecer unos objetivos claros acerca de lo que se quiere conseguir. Aunque en la mayoría de las negociaciones, la información más relevante consiste precisamente en conocer las pretensiones y prioridades de nuestro interlocutor. Para finalizar esta etapa es recomendable elaborar una agenda de asuntos a tratar, que debería ser exhaustiva con el fin de prevenir cualquier contingencia sobrevenida.

En opinión de Olegario Llamazares, durante la preparación de la negociación “también es preciso analizar la información que estamos dispuestos a dar a la otra parte, así como el momento y la forma de hacerlo”.

Encuentro y propuesta
Una vez concertada la entrevista el siguiente paso es establecer el primer contacto cara a cara con la otra parte, fase decisiva para el buen desarrollo de la negociación. Al principio de la reunión es preferible esperar a que sea el interlocutor el que comience la conversación y dejarle a él la iniciativa. A continuación, y con el fin de conocer sus necesidades, hay que poner en marcha lo que se denomina escucha activa que se resume en tres palabras: escuchar, observar y cuestionar. Para finalizar, la presentación de la propia empresa puede facilitar que el interlocutor adopte una posición favorable durante la negociación.

Después llega el momento de presentar las propuestas. Las partes se tantean, pero ¿quién se atreve a dar el primer paso? Para Olegario Llamazares, “el primero que presenta la propuesta toma una primera ventaja práctica, ya que define el marco de referencia de la negociación e influirá en la respuesta de la otra parte. Ahora bien, si no se conoce el mercado en el que se negocia, es mejor forzar una situación en la que sea la otra parte la que haga el primer movimiento”.

Comúnmente se acepta que quienes comienzan a negociar con exigencias ambiciosas consiguen mejores resultados que aquellos que se muestran más modestos. Y, por otra parte, en el momento de poner la propuesta sobre la mesa, es mejor adoptar una posición firme sobre los asuntos generales y evitar el compromiso en los más concretos.

Habilidades, a la palestra
Las dos etapas finales de una negociación son las que mejor ponen a prueba las habilidades de un buen negociador.

La fase de discusión es la más intensa y la que suele ocupar la mayor parte del tiempo. “La regla más importante que hay que seguir es la de que prácticamente todo lo que se proponga o conceda debe ser condicional; nada se da gratuitamente, por todo lo que se conceda se habrá de recibir algo a cambio”, señala Olegario Llamazares. Y añade que “el uso que se hace de las concesiones marca el ritmo y el estilo negociador, no sólo de la primera negociación, sino de las sucesivas”.

Algunos consejos pueden valer al esforzado negociador internacional para manejar correctamente el delicado asunto de las concesiones:
- Deje un margen suficiente para negociar en función de las prácticas comerciales del país en que negocia.
- No acepte nunca la primera propuesta.
- Evite ser el primero en hacer una concesión sobre un asunto importante.
- Y no se sienta en la obligación de conceder algo siempre que obtenga una concesión.

El cierre de la negociación es el momento de mayor tensión y en el que es preciso utilizar la técnica más adecuada para conseguir el objetivo final, que no es otro que un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Se puede:
- Ofrecer una doble alternativa a la contraparte.
- Dar por supuesto que ya se ha llegado a un acuerdo.
- Apremiar a la otra parte para que tome una decisión rápida.
- Parar el proceso pero manteniendo la posibilidad de llegar a un acuerdo.
- O lanzar un ultimátum.

Cuando finalmente se alcanza el acuerdo, todo el mundo se relaja y es el momento de la alegría y las mutuas felicitaciones. Pero los peligros acechan todavía. El principal riesgo, según Llamazares, “consiste en dejar cabos sueltos”. Para evitar esta situación “ambas partes deben poner por escrito, leer y aprobar un resumen detallado de cada uno de los puntos negociados”.

Por desgracia, las negociaciones también pueden terminar sin acuerdo. En este caso, lo mejor es dejar una puerta abierta para el futuro. En la despedida, hay que actuar sin precipitación y agradecer el tiempo que se ha dedicado a la negociación. Siempre es una buena política.

Una vez finalizada la negociación, independientemente de cuál haya sido su resultado, la revisión de todo el proceso puede ser una actividad muy saludable que ofrezca conclusiones y posibilidades de aprendizaje.

(Artículo de El Exportador)