A la hora de elaborar una oferta comercial o propuesta de venta internacional su redacción correcta, clara y completa es de capital importancia, puesto que la oferta comercial transmite al cliente actual/potencial que la recibe, una imagen de la empresa exportadora. Y esta imagen no debe reflejar “amateurismo” porque entonces coloca al cliente potencial en situación de ventaja frente a la empresa a la hora de negociar las operaciones. Tampoco puede la oferta comercial contener lagunas informativas (el no ser concreto), errores o indiscreciones, pues obliga a renegociar, es decir, a perder tiempo (enfriamiento de la venta), suponiendo que el cliente potencial mantenga, a pesar de todo ello, su interés por la oferta que recibe.
Las ofertas deben comprender, por lo general:
-La definición lo más exacta posible de la mercancía ofrecida, habida cuenta no sólo de la nomenclatura habitual de la empresa, sino también de su traducción correcta si se oferta en un idioma distinto al castellano, y del uso local, es decir, no ofertar por ejemplo, en metros cuadrados si en el país del cliente el producto se vende en yardas. Suele ser operativo, en una primera oferta, incluir la partida arancelaria del producto para su correcta identificación y es recomendable adjuntar folleto, catálogo, fórmulas, croquis o planos, según su naturaleza.
-También según las características del producto, debe reseñarse el tipo de embalaje y el acondicionamiento del producto en su interior.
-Las especificaciones correspondientes a medidas, capacidades, pesos brutos y netos.
-La posición de entrega de la mercancía según Incoterms ICC 2000. recomiendo proscribirse la posición “Ex Works” pues obliga al cliente potencial a organizar el transporte hasta su domicilio, además de despachar en aduana de origen y formalizar toda la documentación con lo cual no se le presta el mínimo servicio que, hoy cada vez más, demanda la competencia existente, además de ser un elemento de diferenciación. Es FOB la posición mínima ofertable, y deseables C&F, CIF, CIP, DAF y DDP según mercados de destino. En los casos en los que se oferte el flete, éste debe corresponder exactamente a la cotización recibida del transportista e incluirse como estimación de flete a confirmar cuando se reciba el pedido. Cuando se oferte una posición de entrega que incluya el seguro, es conveniente explicitar los riesgos y el importe cubiertos.
-En cuanto al precio de las mercancías, se consignará su valor unitario (netos, brutos o con posibilidad de descuento), la moneda de facturación así como el plazo de mantenimiento en vigor de los precios ofertados y, en su caso, una fórmula de revisión de los mismos si previamente ha sido negociada con el cliente potencial.
-La modalidad de cobro, habida cuenta de los usos comerciales conocidos a través del sondeo del mercado previo realizado.
-El plazo o plazos de entrega de la mercancía sujetos a confirmación del pedido o a la recepción de la comunicación de apertura de un crédito documentario, si ésta es la fórmula de cobro prevista o, simplemente, referido a una fecha concreta.
-El plazo de validez de la oferta, transcurrido el cual quedará sin efecto o se aplicará la fórmula de revisión de precios, si se hubiera pactado su aplicación.
-Otras consideraciones que la empresa considere útiles para apoyar su oferta, tales como datos sobre técnicas empleadas en la fabricación, referencias comerciales y financieras, etc.
No debe olvidarse que de una primera oferta, puede depender la continuación o no de unas relaciones comerciales, y por lo tanto, debe prestarse máxima atención a su redacción y presentación.
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