Evitar Contactos Comerciales Falsos

Adjunto interesante artículo de la Japan External Trade Organization (Programa TTPP en su edición nº 64), de cómo evitar fraudes de posibles socios comerciales obtenidos gracias al e-mail, y sobre todo de cómo actuar. Este es un caso frecuente en muchas empresas que se inician en la exportación.

"When you receive a contact mail regarding your business proposal registered in TTPP, while hopeful about the deal, you probably often are uncertain whether the contacting party can really be trusted. TTPP calls its users' attention to scam mails.

When doing business with some unknown party overseas, it is important to be cautious ? doubly cautious. Here, I will mention some points by which you can gauge the trustworthiness of another party by e-mail at the initial stage of negotiations so as to avoid risk and trouble. I recommend that you check these points yourself and judge whether the other side can be trusted.

1. Check the characteristics of the first contact mail First, let's check the following in the received contact mail.

- Is the e-mail address that of a company (company-like) organization?

- Does the e-mail clearly indicate details?

- Is appropriate business writing style used in mail sent by a company or a

businessperson?

- Was the text drafted using some free software or other simple automatic

translation program?

- Are there any features of scam mail in it?

*Free e-mail addresses - beware.

First, look to see if the e-mail address of the sender is a free mail account or a fee-based address such as generally used by companies. Most scam mails and spam mails use free mail accounts. From the viewpoint of trust, free mail accounts are suspicious in business. Even in e-mail addresses of private individuals, the degree of trustworthiness is low. This is even truer for big deals.

*Lack of clear specific details: Serious offers will include various questions If an inquiry or offer is serious, it will not be a simple message of one or two lines expressing interest. It should include a clear indication of the degree of interest, questions, and other details. Also, check to see that the details of the contact mail match your proposed offer.

*Nonbusiness-like language.

The English used does not have to be perfect, but check to see if language used by the other party lacks due courtesy. Be careful of e-mails written in a too casual manner, high pressure e-mails asking you for example to "respond urgently" or "send an estimate immediately", or anything unintelligible.

*Simple automatic translated text.

In international deals, considerable communication is involved - not only in the actual import or export, but after sales as well. I sometimes see cases where someone utilizes simple automatic translation programs available on the web to convert their language to Japanese or English for the contact mail.

Most of these are unintelligible. Trust is not even an issue in these cases.

*Scam mails.

Even if all of the above checks fail to turn up any problem, there is still the possibility of the e-mail being a scam. Most scam mails are written in polite English with details carefully included. On the other hand, scam mails follow certain patterns.

2. Check matters other than e-mail.

There are ways to check the trustworthiness of another party other than by examining the e-mail.

- Check the website of the other company

- Search for the name, president, and manager-in-charge of the company over

the Internet

- Try calling by phone

- Check of the company responds in queries in a timely fashion

*Website.

The lack of a website has a direct impact on trustworthiness. If there is an English language website, it would be possible to check it against information which the company registers at TTPP and the company's inquiries or offers. If something does not match, ask about it or consider suspending the deal.

*Search of media.

If English is frequently used in the other country's media, for safety's sake, try using a search engine to look up the name of the other company, its president, and other facts. I myself discovered once in the past that the name of the president of another company was mentioned in a suit over fraud.

*Telephone: Get idea of work environment of other party Once communicating fairly well by e-mail, how about calling up the other company directly once? From the telephone response and background noise, you can get an idea of the shape of the company's organization.

*Timely accurate response.

You can also guess the trustworthiness of the other party by how accurately and timely your inquiries are responded to. Beware of other parties' strangely trying to hurry the deal, changing to high-pressure tactics midstream, or sporadically breaking off contact.

Above, I explained some ways for checking up on the trustworthiness of other parties, but of course you are similarly being checked. In dealing with an unfamiliar party, I recommend you not only investigate the trustworthiness of the other party, but also make sure you yourself appear reliable so as to build a solid foundation for future business."

La Importancia de la Oferta Comercial

A la hora de elaborar una oferta comercial o propuesta de venta internacional su redacción correcta, clara y completa es de capital importancia, puesto que la oferta comercial transmite al cliente actual/potencial que la recibe, una imagen de la empresa exportadora. Y esta imagen no debe reflejar “amateurismo” porque entonces coloca al cliente potencial en situación de ventaja frente a la empresa a la hora de negociar las operaciones. Tampoco puede la oferta comercial contener lagunas informativas (el no ser concreto), errores o indiscreciones, pues obliga a renegociar, es decir, a perder tiempo (enfriamiento de la venta), suponiendo que el cliente potencial mantenga, a pesar de todo ello, su interés por la oferta que recibe.

Las ofertas deben comprender, por lo general:

-La definición lo más exacta posible de la mercancía ofrecida, habida cuenta no sólo de la nomenclatura habitual de la empresa, sino también de su traducción correcta si se oferta en un idioma distinto al castellano, y del uso local, es decir, no ofertar por ejemplo, en metros cuadrados si en el país del cliente el producto se vende en yardas. Suele ser operativo, en una primera oferta, incluir la partida arancelaria del producto para su correcta identificación y es recomendable adjuntar folleto, catálogo, fórmulas, croquis o planos, según su naturaleza.

-También según las características del producto, debe reseñarse el tipo de embalaje y el acondicionamiento del producto en su interior.

-Las especificaciones correspondientes a medidas, capacidades, pesos brutos y netos.

-La posición de entrega de la mercancía según Incoterms ICC 2000. recomiendo proscribirse la posición “Ex Works” pues obliga al cliente potencial a organizar el transporte hasta su domicilio, además de despachar en aduana de origen y formalizar toda la documentación con lo cual no se le presta el mínimo servicio que, hoy cada vez más, demanda la competencia existente, además de ser un elemento de diferenciación. Es FOB la posición mínima ofertable, y deseables C&F, CIF, CIP, DAF y DDP según mercados de destino. En los casos en los que se oferte el flete, éste debe corresponder exactamente a la cotización recibida del transportista e incluirse como estimación de flete a confirmar cuando se reciba el pedido. Cuando se oferte una posición de entrega que incluya el seguro, es conveniente explicitar los riesgos y el importe cubiertos.

-En cuanto al precio de las mercancías, se consignará su valor unitario (netos, brutos o con posibilidad de descuento), la moneda de facturación así como el plazo de mantenimiento en vigor de los precios ofertados y, en su caso, una fórmula de revisión de los mismos si previamente ha sido negociada con el cliente potencial.

-La modalidad de cobro, habida cuenta de los usos comerciales conocidos a través del sondeo del mercado previo realizado.

-El plazo o plazos de entrega de la mercancía sujetos a confirmación del pedido o a la recepción de la comunicación de apertura de un crédito documentario, si ésta es la fórmula de cobro prevista o, simplemente, referido a una fecha concreta.

-El plazo de validez de la oferta, transcurrido el cual quedará sin efecto o se aplicará la fórmula de revisión de precios, si se hubiera pactado su aplicación.

-Otras consideraciones que la empresa considere útiles para apoyar su oferta, tales como datos sobre técnicas empleadas en la fabricación, referencias comerciales y financieras, etc.

No debe olvidarse que de una primera oferta, puede depender la continuación o no de unas relaciones comerciales, y por lo tanto, debe prestarse máxima atención a su redacción y presentación.

El arte de negociar

Las habilidades negociadoras son muchas veces innatas, pero también se pueden aprender o incluso mejorar. Para analizarlas, resulta útil partir del esquema de las diferentes etapas que tiene todo proceso de negociación.

La primera etapa consiste en la toma de contacto. Se trata de identificar a la empresa o entidad con la que se va a negociar y de acceder a ella, es decir de concertar una entrevista. En esta fase es importante:
- Realizar una presentación de la empresa.
- Resaltar nuestra experiencia internacional y sus principales ventajas competitivas.
- Y justificar por qué se desea penetrar en ese mercado.

Tras la toma de contacto, hay que preparar la negociación. Lo primero y esencial es establecer unos objetivos claros acerca de lo que se quiere conseguir. Aunque en la mayoría de las negociaciones, la información más relevante consiste precisamente en conocer las pretensiones y prioridades de nuestro interlocutor. Para finalizar esta etapa es recomendable elaborar una agenda de asuntos a tratar, que debería ser exhaustiva con el fin de prevenir cualquier contingencia sobrevenida.

En opinión de Olegario Llamazares, durante la preparación de la negociación “también es preciso analizar la información que estamos dispuestos a dar a la otra parte, así como el momento y la forma de hacerlo”.

Encuentro y propuesta
Una vez concertada la entrevista el siguiente paso es establecer el primer contacto cara a cara con la otra parte, fase decisiva para el buen desarrollo de la negociación. Al principio de la reunión es preferible esperar a que sea el interlocutor el que comience la conversación y dejarle a él la iniciativa. A continuación, y con el fin de conocer sus necesidades, hay que poner en marcha lo que se denomina escucha activa que se resume en tres palabras: escuchar, observar y cuestionar. Para finalizar, la presentación de la propia empresa puede facilitar que el interlocutor adopte una posición favorable durante la negociación.

Después llega el momento de presentar las propuestas. Las partes se tantean, pero ¿quién se atreve a dar el primer paso? Para Olegario Llamazares, “el primero que presenta la propuesta toma una primera ventaja práctica, ya que define el marco de referencia de la negociación e influirá en la respuesta de la otra parte. Ahora bien, si no se conoce el mercado en el que se negocia, es mejor forzar una situación en la que sea la otra parte la que haga el primer movimiento”.

Comúnmente se acepta que quienes comienzan a negociar con exigencias ambiciosas consiguen mejores resultados que aquellos que se muestran más modestos. Y, por otra parte, en el momento de poner la propuesta sobre la mesa, es mejor adoptar una posición firme sobre los asuntos generales y evitar el compromiso en los más concretos.

Habilidades, a la palestra
Las dos etapas finales de una negociación son las que mejor ponen a prueba las habilidades de un buen negociador.

La fase de discusión es la más intensa y la que suele ocupar la mayor parte del tiempo. “La regla más importante que hay que seguir es la de que prácticamente todo lo que se proponga o conceda debe ser condicional; nada se da gratuitamente, por todo lo que se conceda se habrá de recibir algo a cambio”, señala Olegario Llamazares. Y añade que “el uso que se hace de las concesiones marca el ritmo y el estilo negociador, no sólo de la primera negociación, sino de las sucesivas”.

Algunos consejos pueden valer al esforzado negociador internacional para manejar correctamente el delicado asunto de las concesiones:
- Deje un margen suficiente para negociar en función de las prácticas comerciales del país en que negocia.
- No acepte nunca la primera propuesta.
- Evite ser el primero en hacer una concesión sobre un asunto importante.
- Y no se sienta en la obligación de conceder algo siempre que obtenga una concesión.

El cierre de la negociación es el momento de mayor tensión y en el que es preciso utilizar la técnica más adecuada para conseguir el objetivo final, que no es otro que un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Se puede:
- Ofrecer una doble alternativa a la contraparte.
- Dar por supuesto que ya se ha llegado a un acuerdo.
- Apremiar a la otra parte para que tome una decisión rápida.
- Parar el proceso pero manteniendo la posibilidad de llegar a un acuerdo.
- O lanzar un ultimátum.

Cuando finalmente se alcanza el acuerdo, todo el mundo se relaja y es el momento de la alegría y las mutuas felicitaciones. Pero los peligros acechan todavía. El principal riesgo, según Llamazares, “consiste en dejar cabos sueltos”. Para evitar esta situación “ambas partes deben poner por escrito, leer y aprobar un resumen detallado de cada uno de los puntos negociados”.

Por desgracia, las negociaciones también pueden terminar sin acuerdo. En este caso, lo mejor es dejar una puerta abierta para el futuro. En la despedida, hay que actuar sin precipitación y agradecer el tiempo que se ha dedicado a la negociación. Siempre es una buena política.

Una vez finalizada la negociación, independientemente de cuál haya sido su resultado, la revisión de todo el proceso puede ser una actividad muy saludable que ofrezca conclusiones y posibilidades de aprendizaje.

(Artículo de El Exportador)